Checkliste zur Weinbau-Software Umstellung

Viele Weingüter bleiben aus Bequemlichkeit lange bei veralteten Lösungen und dabei geht Arbeitszeit und Potential verloren: Ihre Weinbau-Software ist ein wichtiges Instrument im Betrieb, dass natürlich auch zu Ihnen passen sollte. Deshalb geben wir Ihnen mit unsere Checkliste praktische Tipps, damit die Einführung einer neuen Software in Ihrem Weingut möglichst schnell und reibungslos verläuft.

 

Alles Wichtige auf einen Blick

Ein gutes Management mit guter Vorbereitung ist das A und O bei der Einführung einer neuen Software! Konzentrieren Sie sich daher vor allem immer auf die kritischen Faktoren Kosten, Qualität und vor allem den Zeitrahmen:

  • Die Einführung einer Weinbau-Software ist Chefsache!
  • Die Einführung macht aus Sicht Ihrer Kunden Sinn weil...
    • ... zu diesen danach ein besserer und schnellerer Kontakt besteht.
    • ... Sie einfacher mit Ihnen kommunizieren können (automatische E-Mails, Webshops etc.).
    • ... besser auf ihre Vorlieben eingegangen werden kann.
    • ... Sie mehr Informationen zu Ihren Kunden erhalten und diese besser bedienen können.
  • Die Einführung eines neuen Systems hängt wesentlich davon ab, wie Sie den Prozess Ihren Mitarbeitern kommunizieren:
    • Ihre Mitarbeiter werden frühzeitig eingebunden und informiert.
    • In kritischen Phasen wird Loyalität demonstriert, um Mitarbeiter zu motivieren.
  • Wurde bei der Lösung sorgfältig ausgewählt?
    • Die Software ist flexibel anpassbar und besteht aus wählbaren Paketen.
    • Die Bedienung ist intuitiv und gut erklärt.
    • Die Software kann leicht in das Tagesgeschäft eingebunden werden.
    • Die Software besitzt Schnittstellen zu anderer Software in Ihrem Weingut (Bank, FiBu, Excel, Word etc...).
  • Die Software genau geplant und schrittweise eingeführt (s.u.).

 

Anpassung der Software an Ihren Betrieb

Jedes Weingut hat eigene Anforderungen. So müssen Sie auch Ihre Weinbau-Software den Bedürfnissen Ihres Betriebes passen:

  • Gibt es ein gutes Ideenmanagement (Forum / Ticketsystem etc..)?
  • Gibt es regelmäßige Updates oder Einschränkungen bei diesen?
  • Haben Sie Ihre Anforderungen einmal schriftlich fixiert und sind diese Ihnen vollständig klar?
  • Haben Sie die Software ausführlich mit allen Anpassungen getestet?
  • Können steigende Anforderungen abgebildet werden?
    • Sonderwünsche zum Beispiel aus dem Keller?
    • Zubuchung von neuen Paketen?
    • Sind mehrere Arbeitsplätze ggf. möglich?
    • ....

 

Einführung der Software

Für die erfolgreiche Einführung einer neuen Software ist eine gute Planung unerlässlich: Wichtig ist hierbei, dass alle Mitarbeiter und ggf. Familienmitglieder in diesen Prozess eingebunden werden. Sie dürfen die Einführung nicht als Bevormundung oder gar Bedrohung empfinden (was leider oft der Fall ist), sondern sollen eine grundlegend positive Einstellung entwickeln. Dazu gehört eine positive Kommunikation innerhalb des Weinguts.

  • Definieren Sie gemeinsam Ziele für die neue Software und priorisieren Sie die Umstellung hoch ein.
  • Formulieren Sie zusammen mit Ihren Mitarbeitern (am besten schriftlich) klar Ihre Erwartungen.
  • Es gibt eine_n Verantwortliche_n für die Umstellung. (Bei größeren Betrieben ein Team!)
  • Wer ist für welche Teilaufgaben verwantwortlich?
    • Test der Software.
    • Organisation von Schulungen.
    • Einrichtung der grundlegenden Einstellungen.
    • Organisation / Bereitstellung von Datenübernahmen bzw. Datenexporten.
    • Test von Schnittstellen.
    • .....
  • Die Lösung wird schrittweise eingeführt:
    • Die neue Lösung wurde ausgiebig getestet.
    • Chef(s) und Mitarbeiter(innen) wurden geschult.
    • Es besteht Zeit zur Einarbeitung mit einer "Demo"-Version.
    • Es gibt einen klaren, ohne Stress erreichbaren Umstellungs-Terminen.

 

Probleme und Risiken frühzeitig erkennen

Überprüfen Sie die neue (aber auch Ihre ggf. bestehende Softwarelösung) auf Risiken und Fallstricke, damit Sie gegen diese frühzeitig gegensteuern können. Folgende Risiken könnten problematisch sein:

  • Ist die Technologie sicher?
    • Datensicherungen können in separaten Brandschutzabschnitt angelegt werden.
    • Neue Arbeitsplätze können bei Verlust (Ausfall, Feuer, Blitzschlag) schnell bereitgestellt werden.
  • Entwickelt sich die Software für Ihr Weingut weiter, oder landen Sie bald in einer Sackgasse?
  • Die Software basiert auf zukunftsträchtigen Technologien.
  • Erfolgt eine Software-Umstellung zeitnah, oder gibt es ein Ausfall-Risiko?
  • Haben Sie bei Ihrem Software-Anbieter mehrere Ansprechpartner (Ausfallrisiko)?
  • Verfügt Ihre Software über ein aktuelles Handbuch und ein strukturiertes Hilfe- bzw. Ticketsystem?