10 Wege, die Kosten in der Weinguts-Verwaltung zu senken

Die Abläufe und Strukturen in der Verwaltung Ihres Weingutes zu überdenken und neu zu organisieren bewahrt Ihnen nicht nur bares Geld: Oft geht mit einer Umstrukturierung auch eine sinvollere Nutzung von Ressourcen einher. Wir erklären Ihnen wie Sie mit wenigen einfachen Kniffen Ihrem Weingut Zeit und Geld sparen können und letztendlich sogar noch etwas Gutes für die Umwelt tun. Die Investition von einem Tag Organisations-Arbeit im Büro kann Ihnen sogar schon mehrere tausend Euro pro Jahr einsparen.

 

1. Strom sparen - mit den richtigen Geräten

Ein einfacher Angriffspunkt, der schnell umsetzbar ist: Verringern des Elektrizitätsverbrauchs. Oft scheuen wir beim Einkauf die höheren Kosten von etwas hochwertigeren Geräten. Dabei kann sich hier der Blick auf das Datenblatt durchaus lohnen. Je nach Gerätetyp können Sie beim Kauf eines erstklassigen Artikels bis zu 70% der Stromkosten einsparen. Das Potenzial liegt gerade in den Geräten, die täglich über lange Zeitspannen oder auch dauerhaft Strom benötigen: Gute Drucker, Kühlschränke, Monitore und Computer sind hier beispielsweise lohnenswert.

Ihren Strom-Anbieter sollten Sie mindestens alle zwei Jahre überprüfen: Zahlen Sie einen angemessenen Preis oder sollten Sie wechseln? Hier gibt es mittlerweile viele Portale im Netz, bei denen Sie Ihren Verbrauch und Ihre Kosten ohne Aufwand errechnen können. Teilweise können Sie hier sogar über einen Anbieterwechsel Prämien mitnehmen oder spezielle Angebote für die Landwirtschaft wahrnehmen.

Kontrollieren Sie auch den Standby-Betrieb von Geräten. Gewöhnen Sie sich daran, Geräte wie Monitore oder Drucker vollständig abzuschalten, da diese auch im Standby-Betrieb verhältnismäßig viel Strom verbrauchen. Steckerleisten mit integriertem An- und Aus-Schalter können hier praktische Helfer sein. Diese gibt es für 20€ auch mit automatischer Standby-Abschalt-Funktion. Dadurch können Sie bis zu 10% der Gesamtstromkosten im Büro einsparen. Das macht in einem Büro mittlerer Größe schnell bis zu 100€ pro Jahr!

Einsparpotential: Mehrere hundert Euro / Jahr (je nach Bürogröße mehr als 1.000€)

 

2. Telekommunikation & Internet

Wie lange haben Sie schon den immer gleichen Telekommunikationsanbieter in Sachen Telefon, Handy und Internet? Viele Weingüter besitzen noch sehr alte Verträge und zahlen für ihre Telefonanlagen 50€ und mehr pro Monat. Wussten Sie, dass es die Allnet-Flat im Mobil-Bereich für unter 10€  monatlich gibt und ein reiner DSL-Anschluss im 32 Mbit-Bereich (je nach Region und Anbieter) nur um die 20€ kostet? Wenn auch Ihr Weingut hier unnötig hohe Ausgaben verzeichnet, sollten Sie sich im Internet die Seiten der wichtigsten Kommunikationsanbieter anschauen. So kann die Recherche an einem Nachmittag Ihnen schnell 20 bis 30€ pro Monat einsparen!

Einsparpotential: Auf dieser Grundlage (s.o.) ca 300€ / Jahr.

 

3. Sparen bei Drucker, Papier und Porto

Wie Sie Ausgaben für Papier und Drucker reduzieren, haben wir Ihnen in diesem Artikel bereits genau erklärt. Natürlich ist das vollständig papierlose Weingut eine Utopie, aber ordentlich einsparen kann man trotzdem. Gehen wir davon aus, dass Sie im Jahr 500 Briefe, Rechnungen oder Angebote per Post verschicken. An folgenden Stellen kommen hier pro gedrucktem Dokument Kosten von insgesamt 4 bis 10€ auf Sie zu, die Sie vielleicht noch gar nicht bedacht haben:

  1. Kosten für Kuvert und Papier
  2. Kosten für Drucker, Toner und Verschleißteile
  3. Kosten für Druckerbeschaffung und Wartung
  4. Zeit und Kosten für das Kuvertieren und / oder die Kuvertiermaschine
  5. Zeit und Kosten für die Frankierung (Einkauf / Abrechnung / Aufbringen)
  6. Management des Postausgangs (Jemand muss ja auch alles wegbringen.)
  7. Verwaltungs- und Platzkosten: Ablage, Ordner, Schränke, Bürofläche

Einsparpotential: Bei vollständiger Einsparung aus o.g. Beispiel mehr als 2000€ / Jahr.

 

4. Die richtige Hard- und Software wählen

Auch Computer kosten Geld - viel Geld sogar! Sie müssen zunächst beschafft werden, verbrauchen Strom und vor allen Dingen müssen sie regelmäßig gewartet werden. Das Problem wird größer, wenn das hausinterne Netzwerk wächst: Kabel müssen gezogen, Server installiert und Datensicherungen überwacht werden. Dann ist es natürlich um so schlimmer wenn die Software auf diesen Netzwerken veraltet ist, schwerfällig reagiert, nicht richtig funktioniert oder der schlimmste anzunehmende Fall eintritt und ein Virus das gesamte Netzwerk lahmlegt. Kein Betrieb kann es sich leisten dass die EDV hier lange still steht. Handeln Sie in diesem Punkt nicht erst dann wenn es zu spät ist, da die Kosten schnell in die Höhe schießen können. (Notfalleinsatz des Technikers / wachsender Zeitdruck durch stillgelegtes Tagesgeschäft, etc.)

Unser Tipp: Verschlanken und modernisieren Sie Ihre Infrastruktur rechtzeitig, indem Sie überflüssige Systeme abschalten und durch neuere Systeme ersetzen. Jede Sekunde, die man am PC wartet oder etwas nicht funktioniert kostet Ihre Mitarbeiter nicht nur Zeit und Nerven, sondern Ihr Weingut auch bares Geld. Moderne Software wie z.B. Weinbau-online.de macht Server und aufwändige Netzwerke für Mehrbenutzer samt der teuren Wartung und Datensicherung überflüssig. Computer werden dadurch schneller austauschbar und müssen nicht mehr so leistungsfähig sein.

Einsparpotential: Die Einsparung eines Servers samt Wartungskosten und das Ersetzen von zwei PCs durch stromsparende Kleinrechner kann Ihnen bis zu 500€ / Jahr sparen.

 

5. Einkaufsgemeinschaften bilden

Als Winzer_In wissen Sie, dass Händler bei großen Einkaufsmengen oft Rabatte gewähren. Doch haben Sie schon einmal darüber nachgedacht sich mit anderen Weingütern in der Gegend zu einer Einkaufsgemeinschaft zusammen zu schließen? Gerade bei Materialien mit geringem Verbrauch oder bei bestimmten Verbrauchsgütern können Sie Kleinstbestellungen vermeiden und zusammen sparen. Sie können ggf. auch Zwischenhändler übergehen und direkt beim Hersteller einkaufen. Ein gutes Beispiel dafür ist zum Beispiel der Paketmarken-Service von Weinbau-online.de.

Einsparpotential: Dies ist natürlich schwer in konkreten Zahlen auszudrücken. Aber überlegen Sie doch einmal selbst - möglicherweise macht eine Einkaufsgemeinschaft auch für Ihr Weingut durchaus Sinn!

 

6. Immer schön "cool" bleiben

Aktuell steht wieder der Winter bevor und damit wird auch das Büro beheizt - schließlich verbringt man hier viel Zeit in sitzender Position und somit fühlt es sich schneller auch kälter an. Generell wird im Büro eine Temperatur von ca. 20 bis 22°C empfohlen. Eine höhere Temperatur sorgt nicht nur dafür, dass Sie schneller müde werden - denn nur 1°C mehr auf dem Thermostat kostet Sie zwischen 6 und 10% mehr Heizkosten (je nach Isolation). Hier kann sich die Investition in einen warmen Pullover durchaus lohnen. Außerdem sollten Sie Möbel nicht vor die Heizung stellen und Ihre Heizung regelmäßig kontrollieren. Noch ein Tipp: Richtiges Lüften bringt Ihnen frischen Sauerstoff für effektives Arbeiten. Lüften Sie Ihre Räume aber immer stoßweise, damit keine Auskühlung stattfindet.

Einsparpotential: Wenn Sie die Temperatur um 4°C senken, sparen Sie ca 24% der Heizkosten und damit bis zu 25€ pro Raum und Jahr.

 

7. Schaffen Sie das Wasser-Schleppen ab

Das Wasser literweise in PET-Flaschen nach Hause zu schleppen kostet nicht nur Geld, sondern ist auch schlecht für die Umwelt. Unser Trinkwasser wird in Deutschland sehr streng kontrolliert und hat daher eine sehr hohe Qualität. Wem das Wasser aus dem Hahn nicht schmeckt, der sollte (gerade bei mehreren Personen im Haushalt / Büro) auf einen fest installierten Trinkwasserfilter zurückgreifen. Hiermit können Sie, bereits ab Investitionen von um die 100€, bis zu 50l Wasser pro Tag einsparen. (Austauschbare Kartuschen / Filter gibt es schon für um die 50€ und liefern bis zu 10.000 Liter.) Alternativ können Sie auch über eine große Wassergalone im Büro nachdenken, wenn Sie dort über keinen Wasseranschluss verfügen. Auch das spart Geld und Ressourcen.

Einsparpotential: Wenn Sie mit drei Personen jeden Tag je 2l Wasser trinken und dies bisher für 19 Cent / 1,5l beziehen, können Sie mit einem Trinkwasserfilter ca. 200€ / Jahr einsparen.

 

8. Vergleichen Sie Versicherungen

Wann haben Sie das letzte Mal Ihre Versicherungen überprüft? Das ist aber auch eine lästige Aufgabe. Mittlerweile gibt es hier aber Hilfe in Form von Firmen, die sich eigens auf die Analyse von Versicherungen spezialisiert haben. Geben Sie einfach Ihre bestehenden Versicherungen an und Sie erhalten ein Angebot zum Wechsel, der auch gleich von diesem Firmen durchgeführt werden kann. Dieser Service ist in der Regel kostenlos, da die Firmen von den Wechslerprämien leben. Sie erhalten sogar etwas aus Ihrem Auftrag zurück - in Form von geringeren Versicherungsbeiträgen. In diesem Zug sollten Sie möglicherweise auch überprüfen ob die Versicherungshöhe und etwaige Selbstbeteiligungen angepasst werden sollten.

Einsparpotential: Je nach Versicherungslage mehrere hundert bis tausend Euro / Jahr.

 

9. Sparen beim Konto

Natürlich hat man gerne einen Ansprechpartner bei der lokalen Bank vor Ort. Leider finden Sie bei diesen nicht immer die passenden Konditionen. Denn viele Weingüter zahlen hier horrende Kontoführungsgebühren und / oder teure Aufschläge auf Lastschriften und Überweisungen, und sind sich dessen nicht einmal bewusst! Internet-Banken bieten nämlich mittlerweile sogar kostenlose Geschäftskonten an. Wer auf den Ansprechpartner vor Ort verzichten kann, sollte sich hier also auf jeden Fall genauer informieren.

Einsparpotential: Je nach Transaktionsaufkommen 50-300€ / Jahr.

 

10. Ihr Kalender spart Ihnen Geld und Nerven

Nichts ärgert mehr, als die Möglichkeit auf eine massive Einsparung verpasst zu haben. Ein genereller Tipp lautet also: Legen Sie sich für jeden Punkt einen Kalendereintrag auf Wiedervorlage (z.B. alle 2 Jahre) an, damit Sie nie wieder Einsparmöglichkeiten verschlafen! So haben Sie immer ausreichend Zeit die Sachlage zu überprüfen und ggf. Produkte pünktlich zu wechseln.