Mailing IV: SPAM Risiko in E-Mails verringern

In den letzten Tagen ist Ihnen sicher schon aufgefallen, dass vermehrt auch "normale" und durchaus erwünschte E-Mails in den SPAM-Ordnern Ihres PCs verschwinden. Das hängt damit zusammen, dass die großen Anbieter von SPAM-Erkennungs Software ihre Regeln immer weiter verschärfen, um der immer größer werdenden Flut von E-Mails Herr zu werden. In diesem Artikel stellen wir Ihnen einige Anregungen und Tipps zusammen, wie Sie selbst bessere E-Mails schreiben und somit die Gefahr als SPAM deklariert zu werden, senken können.

 

 

 

Was bedeutet "SPAM"?

Spam (sprich "Späm") stammt aus dem Englischen und steht dort für so viel wie "Plunder" oder "Abfall" und meint den massenhaften Versand von unerwünschten [elektronischen] Nachrichten. Der Prozess wird "Spamming" oder "Spammen" genannt und der Verursacher oft "Spammer". Spam war ursprünglich die Bezeichnung für eine Dosenfleisch-Marke in England. Diese Marke war auch während des Krieges verfügbar und dadurch fast allgegenwärtig. Die Allgegenwärtigkeit von elektronischen Nachrichten und das SPAM-Phänomen überlagerten sich in den frühen Neunzigern.

 

Wer entscheidet was "SPAM" ist?

Zum einen kann man Computer im Internet anhand Ihrer eindeutigen Adresse ausfindig machen und sperren. Die Adressen der Computer (Server) werden auf speziellen Rechnern im Netz, den so genannten "SPAM-Listen" gespeichert. Spezielle Programme in Ihrem E-Mail Programm oder sogar direkt beim E-Mail Anbieter fragen diese Listen dann ab und verweigern sofort die Annahme der E-Mail, wenn der Absender auf einer (oder ggf. mehreren Listen) geführt wird. Daneben werden einige Daten des versendenen Computers geprüft:

  • Darf der Absender über diesen PC senden?
  • Sind die E-Mails Singiert?
  • Sind die E-Mails gültig?

Um diese Punkte kümmert sich das Weinbau-online.de Team regelmäßig und prüft, ob es hier etwas zu verbessern gibt. Beim Inhalt sind allerdings Sie gefragt: Auch dazu gibt es spezielle Programme und Listen, die unerwünschte Inhalte filtern. Zur Ablehnung kann schon die Nutzung von Schlagwörtern wie "Viagra", "Kredit" o.ä. führen. Allerdings kann auch eine schlechte und unleserliche - oder sehr auffällige - Formatierung als unerwünscht erkannt und abgelehnt werden.

 

Wie vermeide ich es, selbst zum Spammer zu werden?

Die grundlegende Regel, die wir auch schon in anderen Beiträgen mehrfach erwähnt haben, ist: Schreiben Sie nur den an, den es auch etwas angeht! Überlegen Sie sich genau, ob die E-Mail für den Kunden relevant und erwünscht ist. Rechtlich dürfen Sie grundlegend auch nur Kunden anschreiben, von denen Sie ein explizites Einverständnis haben. Sie sehen das in Weinbau-online.de zum Beispiel an den Newsletter-Abmeldungen. (Diese sollten Sie immer unbedingt nutzen.) Die Newsletter-Abmeldungen stellt ein direktes Feedback über das Empfänger-Inhalts-Verhältnis dar.

  1. Vermeiden Sie Beschwerden! Viele E-Mail Anbieter haben direkte Beschwerde-Knöpfe oder Formulare, mit dem man schnell eine E-Mail als unerwünscht markiert hat! Sie kennen das sicher selbst, dass Sie direkt nach dem Erhalt eine E-Mail gelöscht, in den Ordern SPAM/Unerwünscht verschoben haben o.ä. Das ist ein sehr starkes Kriterium und wird im Hintergrund ausgewertet. Überlegen Sie sich: Wie hoch wird die Wahrscheinlichkeit sein, dass das bei dieser aktuellen E-Mail passiert!
  2. Fordern Sie Ihre Kunden auf, Ihre E-Mail Adresse in das Adressbuch einzutragen.
  3. Machen Sie selbst einen SPAM-Test, bevor Sie die E-Mail versenden. Gute Programme wie http://www.mail-tester.com/, finden Sie dazu im Internet. Sie sollten vor allem Newsletter mehrmals selbst testen!
  4. Ungültige Empfänger entfernen: Pflegen Sie Ihre E-Mail Listen und entfernen Sie fehlerhafte Rückläufe sofort daraus. Viele fehlerhafte und nicht zustellbare Antworten werden als wichtiges Kriterium gewertet!
  5. Halten Sie den Betreff sachlich und werben Sie nicht zu stark. Vermeiden Sie marktschreierische Texte und Formatierungen, da moderne Software dies sehr gut erkennen kann. Bleiben Sie informativ, sachlich und klar strukturiert. Nicht jede Phrase führt sofort zur Ablehnung, aber die Kombination erhöht die Gefahr einer Zurückweisung. Einige Beispiele für Betreff und Textkörper, auf die zum Beispiel Outlook recht heftig reagiert sind (Kommagetrennt):
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  6. Achten Sie auf gut formatierte E-Mails ohne Fehler. Rechtschreibfehler, kaputte URLs (Links) und seltsam formatierte E-Mails führen nicht nur beim Kunden zur Verwirrung, sondern erreichen diesen im schlimmsten Fall gar nicht.
  7. Wenn Sie personalisiert über Weinbau-onine.de versenden, achten Sie darauf Links nicht im format www.meinlink.de anzuzegeben, sondern eine Schreibweise wie: "Hier klicken" zu benutzen. Hintergrund: Die Links werden zur Klick-Erfassung ausgetauscht. Führt ein Link nicht direkt dorthin, wohin der Link-Text schließen lässt, kann das schnell als "Phishing" betrachtet werden und wird abgestraft.
  8. Schreiben Sie nie viele Kunden im CC / BCC an. Nutzen Sie die Personalisierung, sodass jeder Kunde eine eigene, nachvollziehbare E-Mail erhält.
  9. Mehr Informationen und Tipps - ständig aktualisiert - finden Sie auch in unserem Handbuch!

 

NEU: Weinbau-online.de SPAM-Tipps!

Unter jeder E-Mail wird Ihnen in Weinbau-online.de eine grobe Einschätzung angezeigt, ob und wie Ihre Werbung als SPAM eingestuft werden könnte: Probieren Sie es einfach aus! Oder noch besser: Buchen Sie eine intensive Newsletter-Schulung bei einem Mitarbeiter.

 

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