Paketversand zu Weihnachten - unsere besten Tipps!

In der Zeit vor Weihnachten fährt die Logistikbranche am Limit und Probleme sind vorprogrammiert - vor allem wenn man zu Gunsten von günstigen Paketpreisen auf individuelle Betreuung durch die Carrier verzichtet. Daher haben wir einige Tipps für Euch zusammengestellt, wie Ihr in dieser Zeit mit dem Paketmarkenservice Stress minimieren könnt.

 

Preiskalkulation und Nachberechnungen

1. Welcher Preis?

Viele Endverbraucher werden - insbesondere in diesem Jahr - ihren Wein liefern lassen. Doch wie viel kostet welcher Versand wohin? Eine Preistabelle können wir zum Schutz unserer günstigen Konditionen leider nicht offenlegen.

Unser Tipp: Nutze die Preisanfrage in Weinbau-online. Diese wurde erst kürzlich überarbeitet und enthält alle aktuellen Infos, um Preise für alle Carrier möglichst genau kalkulieren zu können.

 

2. Erwartetes Risiko

Des Weiteren sollte stets ein Aufschlag für Brüche und Nachberechnungen (siehe 3. bis 5.) in die Kosten mit einberechnet werden.

Unser Tipp: Wir empfehlen Euch, dadurch womöglich für den Endkunden recht hohe Versandkosten zu nullen und auf den Weinpreis umzuverteilen.

 

3. Nachberechnungen

Mache Dich (beim Paketversand generell immer) auf Nachberechnungen gefasst – diese sind fast immer berechtigt und beruhen auf einem tatsächlichen Mehraufwand der Carrier, auch wenn die Zuordnung und der Nachvollzug sich etwas schwierig gestalten. Teilweise sind Nachberechnungen auch einfach die Differenz vom Grundbetrag National und dem Preis für den Auslandsversand .

Unser Tipp: Die meisten Nachberechnungen können tatsächlich vermieden werden, indem Ihr die Adressen der Empfänger vor Erstellung der Marke genau prüft! Gerade zu Weihnachten bestellen oftmals Kunden, die sich nur einmal im Jahr melden: Macht einen Kontrollanruf und gleicht die Adresse ab!

 

4. Kosten durch Empfänger

Die Durchgabe von besonderen Zustellungs-Wünschen durch den Empfänger an den Carrier können teilweise zu Nachberechnungen führen. Dies ist jedoch zur problemlosen Zustellung teilweise nötig, da es sonst bei Überlastung der Carrier schneller zur Retouren kommen kann.

Unser Tipp: Kalkuliert diese Fälle in Eure Preisgestaltung ein oder teilt den Kunden bei Bestellung mit, dass die Kosten für solche Korrekturen ganz oder teilweise durch ihn übernommen werden.

 

5. Prüfung der Abrechnung

Bitte lest unbedingt vor jeder Anfrage zu unklaren Rechnungspositionen erst einmal diesen überarbeiteten Handbuch-Eintrag . Die meisten Fälle lassen sich durch Abgleich Eurer Abrechnung mit der Sendungsverfolgungsseite des Carriers problemlos erklären.

Unser Tipp: Ausdrucken und neben einander legen sowie Sendungsnummern abtippen ist langwierig und fehleranfällig! Überprüfe die Positionen Deiner Weinbau-online Abrechnung immer am Rechner, indem Du das PDF öffnest und mithilfe von Strg.+F (bei Apple cmd+F) nach Sendungsnummern oder Beträgen suchst. Daneben öffne die Sendungsverfolgung des Carriers (nicht vergessen die Details einzublenden!) sowie die Paketmarkenliste in Weinbau-online.

 

Erstellung und Druck

1. Adressprüfung

Falsche oder fehlerhafte Adressen führen zu Nachberechnungen und verhindern oder verzögern die Zustellung. Frühzeitig sicherzustellen, dass dein Kundenstamm aktuell ist sowie eine Prüfung von Adressen durch eigene Recherche und Rücksprache mit den Kunden sind also Deine Waffe der Wahl gegen Verzögerungen und Mehrkosten - das sollte höchste Priorität haben! Achtung: Achte darauf, dass Zustellprobleme nicht nur durch fehlerhafte Adressen entstehen, sondern auch durch unleserliche oder fehlende Beschriftung von Klingelschildern, schwer auffindbare Eingänge, etc.

Unser Tipp: Weise Deine Kunden daher bereits in Deinem Weihnachts-Newsletter darauf hin, Dir alle relevanten Details direkt bei Bestellung korrekt zu übermitteln! Gebe ihnen auch den Hinweis, dass die Angabe einer Telefonnummer und ggf. ein nettes Hinweisschild vor Ort für die erfolgreiche Zustellung in stressigen Zeiten wichtig ist.

 

2. Stornierung

Beachte ebenfalls die Stornierungsfrist von 17 Uhr. Auch wir können aus technischen Gründen keine Stornierungen mehr nach Ablauf dieser Frist vornehmen. Wir wissen, dass viele Winzer erst am Abend Ihre Sendungen vorbereiten, welche dann am Folgetag abgeholt werden sollen – und für einen Abholauftrag muss die Marke (zumindest bei UPS und DPD) bereits am Abend erstellt sein und eine Vorbereitung am frühen Morgen kommt nicht in Frage. Deshalb kommt es hier oft zu Problemen.

Unser Tipp: Daher bitten wir Euch nochmals um genauste Adressprüfung vor der Erstellung nach 17 Uhr oder: Versucht Eure Marken möglichst direkt bei Bestellung tagsüber zu erstellen und vor 17 Uhr noch einmal gesammelt zu prüfen. Packen und Aufkleben ist auch danach und am nächsten Morgen noch möglich und frisst ja die meiste Zeit.

 

3. Fehlermeldungen

Sollte es einmal zu Problemen bei der Erstellung kommen: Fehlermeldungen werden, auch bei einem kurzen „stocken“, automatisch vom Carrier durch die Schnittstelle gegeben. Es ist daher tatsächlich möglich, dass Marken trotz widersprüchlicher Fehlermeldung im Hintergrund erstellt wurden und dann nach erneutem Versuch doppelt vorliegen.

Unser Tipp: Schaut bei Problemen immer einmal in der Paketmarkenliste nach, ob nicht doch eine Marke erstellt wurde und klickt nicht direkt erneut auf "Paketmarke kaufen", vor allen Dingen nicht nach 17 Uhr!

 

4. Verbindungsprobleme

Sofern es ein generelles Verbindungsproblem bei einem Carrier gibt, wird dies bei den Statusmeldungen auf der Weinbau-online Startseite angezeigt. Hier updaten wir auch, wenn es wieder funktioniert (meist innerhalb weniger Stunden).

Unser Tipp: Ihr wollt immer auf dem Laufenden bleiben? Man kann auch hier direkt bei Shipcloud Neuigkeiten per Mail zur Funktionsweise der Carrier-Schnittstellen abonnieren!

 

5. Stapelerstellung

Geschenksendungen im Auftrag von Kunden müllen Deine Kundenkartei zu und bei vielen Sendungen ist die Markenerstellung sehr mühsam.

Unser Tipp: Nutze unser Tool für die stapelweise Paketmarkenerstellung . Zusammen mit dem Lieferadressen-Import können solche Aktionen problemlos abgewickelt werden. Vergiss ggf. nicht, unter System - Einstellungen - Lieferung eine Paketvorlage für 1er Kartons anzulegen!

 

6. Schnelldruck

Beim Druck von vielen Marken auf einmal empfehlen wir Euch, einen zusätzlichen A5 Laserdrucker und einfache A5 Zweckformetiketten zu besorgen. So wird der Druck über die Paketmarkenliste rasend schnell. Außerdem geht die Anbringung der Marken sehr schnell (im Vergleich zu Versandtaschen aus Plastik etwa).

Unser Tipp: Die gewonnene Zeit kann in eine genaue Adresskontrolle fließen.

 

Abholung

1. Priorisierung

Egal wie sehr die Dienstleister sich auch vorbereiten und wie viele Saisonkräfte eingestellt werden - Pakete werden wegen Überlastung der Kapazitäten nicht immer vollständig abgeholt und sollten daher nach zeitlicher Priorität sortiert werden.

Unser Tipp: Bringe Pakete je nach Möglichkeit und Priorität selbst zum Paket-Shop: Das kann Druck von Dir und dem Fahrer nehmen. Es gibt dazu je Carrier praktische Suchmaschinen für Standorte zur Abgabe von Paketen.

 

2. Mehrere Carrier

Bei der Abholung macht sich der Vorteil einer Verteilung auf mehrere Anbieter besonders bemerkbar. Versuche, mehrgleisig zu fahren und gebe Dir so akut nutzbare Ausweichmöglichkeiten, mit denen Du bereits Erfahrung gesammelt hast. Lese unbedingt unseren überarbeiteten Handbuchartikel zur Abholung, damit Du für jeden Carrier die aktuellsten Hinweise und Tipps erhältst.

Unser Tipp: Für alle Carrier gilt: Ein freundliches Wort, ein wenig Trinkgeld, ein paar Plätzchen oder eine Flasche Wein für den Fahrer kann Wunder bewirken! Das Austauschen der Handynummer kann auch praktisch sein.

 

3. Abholung UPS

Vermeide die Beauftragung von großen Sammel-Abholungen, da die Lieferwagen von UPS in der Weihnachtszeit oft voll sind und LKWs in manchen Gebieten ungern fahren (kleine Moselsträßchen!). Beauftrage lieber kleine Abholungen mit max. 20 Sendungen pro Auftrag, gern aber mehrere an einem Tag. Vermeide jedoch Kleinstmengen auf einem Abholauftrag (Bsp: 3 Abholaufträge an einem Tag für je 1-2 Pakete). Das fällt bei UPS auch einmal hinten über.

Unser Tipp: (Achtung, Moselwinzer!) Du hast regelmäßig Probleme mit unserer Abholfunktion? Erstelle Dir direkt bei UPS dein eigenes Kundenkonto mit UPS Kundennummer und regele nur deine Abholaufträge gesondert von Weinbau-online. Das ist zwar eine kostenpflichtige Option, hat aber definitiv geringeres Fehlerpotential und rechnet sich, gemessen an der Aufregung und dem Stress über stehengelassene Pakete, schnell.

 

4. Abholung DPD

Das zuständige Depot plant die Tour des Abholfahrers individuell und lässt bei Überlastung Aufträge mit Kleinstmengen (die dann ggf. auch noch weit abseits der optimalen Route liegen) auch mal etwas hinten über fallen.

Unser Tipp: Vermeide Kleinstmengen auf einem Abholauftrag, sammele Deine Aufträge lieber und beauftrage eine größere Abholmenge ab 20 Paketen auf einmal.

 

5. Erneute Abholung

Erneute Abholung gewünscht? Nutze unser unser neues Tool der erneuten Abholung für UPS direkt aus dem Programm oder wende Dich direkt an DPD (telefonisch ans Depot oder digital über myDPD) – oder beauftrage Deine Abholung wie immer separat mit DHL.

Unser Tipp: Dein DPD Depot regelt Deine Abholungen nur hin und wieder professionell – oder es wird sogar jemand unfreundlich? Merke Dir stets den einen Mitarbeiter, der Dir einmal gut geholfen hat und frage fortan bei Mail- oder Telefonkontakt immer explizit nach diesem Kollegen!

 

Zustellung und Tracking

1. Lieferzeiten

Bedenke und kalkuliere ein, dass die Fahrer in dieser Zeit stark gestresst sind: Versende generell so früh wie möglich um lange Lieferzeiten zu kompensieren.

Unser Tipp: Nutze bei eiligen Sendungen die entsprechenden Express-Optionen (nur UPS und DPD) und verlasse dich nicht auf Standard-Lieferzeiten, da diese aktuell stark abweichen können.

 

2. Kundenverständnis

"Erziehe" Deine Kunden vorbeugend zum Verständnis: Sichere Dich vor Versand dahingehend ab, dass der Kunde Bescheid weiß, dass es länger dauern kann und er letztlich gegenüber den Carriern am längeren Hebel sitzt.

Unser Tipp: Das kann einfach durch einen kleinen schriftlichen Hinweis in der Sendungsverfolgung (siehe auch Punkt 6) oder der Bestellbestätigung passieren. Darauf kann man sich zur Not immer berufen.

 

3. Adresskorrekturen

Nachträgliche Adresskorrekturen über Weinbau-online (ggf. aus den letzten Jahren noch bekannt) sind generell nicht mehr möglich. Je nach Carrier haben wir hier alle erfolgversprechenden Möglichkeiten aufgelistet .

Unser Tipp: Nach wie vor bietet die Kommunikation zwischen Zusteller und Empfänger die besten Ergebnisse! Eine Kontrolle durch den Versender oder uns wird durch Großkundenverträge wie unseren immer erschwert.

 

4. Telefonkontakt des Empfängers

Gebe also beim Erstellen der Paketmarken nach Möglichkeit immer die Telefonnummer des Empfängers an: So kann der Fahrer sich bei Zustellproblemen direkt beim Empfänger melden und individuelle Absprachen treffen (Adresskorrekturen, Zustellung am nächsten Tag, Abstellerlaubnis, etc.). Retouren werden so meist vermieden.

Unser Tipp: Du oder Dein Kunde finden es nicht so prickelnd, dass der Telefonkontakt des Empfängers direkt auf der Marke steht? Kein Problem – Du kannst das einfach mit Edding schwärzen, denn der Fahrer hat die Nummer durch Abscannen der Marke digital vorliegen.

 

5. Trackingseiten der Carrier

Bietet Euren Kunden (auch jetzt schon) die Möglichkeit, sich möglichst gut auf einen reibungslosen Empfang der Sendungen vorzubereiten. Dazu gibt es je nach Carrier unterschiedliche Handlungsempfehlungen.

Unser Tipp: Vor allen Dingen bei bevorzugtem Versand per UPS bietet es sich an, Euren Kunden die frühzeitige Anlage eines UPS myChoice Accounts zu empfehlen, da die Registrierung hier eine Adresskontrolle per Post-Ident Verfahren erfordert. Auch ein DHL Kundenkonto bietet nach einem solchen Verfahren noch mehr Möglichkeiten.

 

6. Sendungsverfolgungsmails

Gestaltet Eure Sendungsverfolgung saisonal um. Wir geben Euch einmalig die Möglichkeit, die Sendungsverfolgungstexte der Infomail an Eure Kunden anzupassen. Dazu haben wir je nach bevorzugtem Carrier hier einige mögliche Textbausteine vorbereitet , welche die Empfänger umfassend zu ihren Möglichkeiten beraten. Individuelle Zusätze können je nach Umsetzbarkeit berücksichtigt werden.

Unser Tipp: Bitte meldet Euch (am besten frühzeitig!) via Hilfe-Ticket bei uns und teilt uns mit, welche Bausteine wir für Euch hinterlegen sollen. Vergesst nicht, Euch zu gegebenem Zeitpunkt bei uns zu melden, wenn die Änderungen wieder rückgängig gemacht werden sollen – und wenn es nur der Weihnachtsgruß ist, der entfernt werden soll!

 

Schaden und Probleme

1. Zertifizierte Kartonagen

Fülle Kartons immer vollständig und nutze zertifizierte Kartonagen. Eine Forderung der Schadenserstattung lohnt sich erst, wenn Du als Versender nach den Regeln des Dienstleisters spielst - daher ist die Investition in korrekte Verpackung im bruch-intensiven Weihnachtsgeschäft empfehlenswert.

Unser Tipp: Zertifizierte Kartonagen könnt Ihr über unseren Dienstleistershop in Großmengen günstig bestellen (vielleicht auch mit einigen benachbarten Weingütern zusammen?!).

 

2. UPS: Möglichkeit des Einspruchs

Auch wenn Ihr für UPS zertifizierte Kartonagen verwendet, kann es zu Problemen oder Verzögerungen bei der Erstattung kommen. Das ist ärgerlich, jedoch gibt es immer die Möglichkeit einer Schadensmeldung oder eines Einspruchs. Hier sollte die zu investierende Zeit jedoch gegen den möglichen Erstattungswert aufgewogen werden.

Unser Tipp: Haltet immer ein Musterbild mit ordentlich verpackter Ware pro Paketgröße bereit um nachweisen zu können, dass Ihr Euch gut um die sichere Verpackung Eurer Weine kümmert. Beachtet ebenfalls diese Tipps zur sicheren Verpackung (UPS, gilt aber für alle Carrier) und haltet Euch direkt an die überarbeiteten Fristen und Regeln zur Einreichung eines Schadensfalls!

 

3. DPD: Direkte Schadensregulierung

DPD prüft ausschließlich Schadensersatzansprüche von Sendungen bis zu 12 Flaschen und erstattet nur den reinen Netto-Warenwert. Beachtet, dass eine Schadensregulierung nur direkt zwischen Euch und DPD und über Eure eigene DPD Kundennummer unabhängig von Eurer Weinbau-online Abrechnung stattfindet.

Unser Tipp: DPD verweist hier gern auf uns, hier ist etwas Standfestigkeit den Depot-Mitarbeitern gegenüber gefragt! Merkt Euch die Mitarbeiter im Depot die ihren Job gut machen und verlangt stets direkt mit diesen zu sprechen! Wir haben für Euch kürzlich erneut recherchiert und hier das aktuell erfolgversprechendste Vorgehen geschildert.

 

4. Dauer der Prüfung

Bitte versteht, dass die Prüfung einer Schadensmeldung je nach Carrier einige Wochen in Anspruch nimmt und seht von Bitten zu einem Statusupdate ab (das verlängert diese Prozesse nur für Alle!). Ihr bekommt entweder direkt vom Versanddienstleister oder von uns über das Programm sofort Bescheid sobald es Neuigkeiten zu einem Fall gibt.

Unser Tipp: Behaltet Euren Posteingang im Auge. Bei Updates zu Schadensmeldungen bekommt Ihr direkt eine automatische Systemmail von uns! Wenn der Status Deiner UPS Schadensmeldung auf "Beim Carrier in Prüfung" steht, dann ist dies auch immer noch der Fall. Jede Meldung wird gewissenhaft bis zur Ablehung oder Bezahlung bearbeitet.

 

5. Beschwerden

Werden UPS oder DHL direkt von einzelnen Nutzern unserer Großkundenverträge auf individuelle Probleme angesprochen, werden der Weiterbestand dieser Verträge und somit die günstigen Versandkonditionen für alle stark gefährdet! Hier stehen einfach günstige Preise einem standardisierten und ggf. auch etwas minderwertigeren Service der Dienstleister gegenüber.

Unser Tipp: Wir sammeln Anfragen und können einfacher Druck aufbauen (aber auch keine Wunder versprechen!), also schreibt uns via Hilfe-Ticket!

 

Und zum Schluss, unser bewährter Master-Tipp: Versende über mehrere Anbieter um überlastete Fahrer, volle Autos und eine komplette Abhängigkeit von einem Carrier zu vermeiden.

 

Am besten Ihr packt diese Seite direkt in die Lesezeichenleiste und habt so all unsere Tipps immer parat. Wir wünschen Euch noch eine erfolgreiche, gesunde sowie hoffentlich einigermaßen entspannte Vorweihnachtszeit!