16 einfache Tipps für Zahlungsabwicklungen

Zahlungsabwicklungen und Rechnungen sind ein vielschichtiges Thema, denn hier geht es im wahrsten Sinne des Wortes "ums Geld". Dass Kunden schnell und einfach bezahlen können, ist daher im Interesse eines jeden Weingutes. Daher haben wir in diesem Artikel viele kleine Tipps aus unserem Tagesgeschäft zusammen gestellt - denn wir sind immer wieder überrascht, dass viele Kunden diese Möglichkeiten der einfachen und unkomplizierten Zahlungsabwicklung nicht kennen. Besonders, was man mit den Rechnungen prinzipiell machen könnte, aber sicher noch nicht tun ist extrem spannend. Mehr dazu im Text:

 

Vorüberlegungen zum Thema "Bargeld"

Ginge es nach dem Bestreben vieler Vertreter von Banken, Behörden usw. würde das Bargeld wohl abgeschafft werden. Das kann man natürlich so oder so sehen - es hat sicher auch Schattenseiten - aber: Bargeld hat auch für Euch viele Nachteile und sollte wenn möglich auch in Eurem Interesse im Betrieb gemieden werden:

  • Hoher Dokumentations- und Kontrollaufwand (Zählen, Fehlstände etc.)
  • Hoher Verwaltungsaufwand (Einzahlungen bei Banken, Aufbewahrung, Entnahme Wechselgeld usw.)
  • Starke Verleitung zu Barentahmen (Schwierige Buchung in Sachen Steuer und Buchhaltung)
  • Höhere Gefahr von Zahlungsausfällen, falls gerade kein Bargeld zu Hand und die Rechnung später beglichen werden soll
  • Hoher Stress bei Kassenprüfungen und beim Nachweis der gesetzlich konformen Führung

Aus den obigen Punkten folgt: Bargeld kostet idR. mehr Geld als die Provisionen gängiger Zahlungsdienstleister!

Für den Kunden hat es aber nach wie vor einen extremen Vorteil: Es ist einfach und schnell! Es müssen keine Pin-Nummern eingegeben werden und kein Terminal wartet auf eine Verbindung zur Bank. Unser Ziel sollte es also sein beide Perspektiven zu verbinden und es dem Kunden so einfach wie möglich zu machen, Alternativen zu nutzen. Und der Kunde muss natürlich immer wissen, was er überhaupt tun kann! Daraus folgt:

  • Tipp 1: Informiert Eure Kunden immer gut darüber wie sie zahlen können: Bringt an der Kasse ein Schild an, weist im Webshop darauf hin und bringt alle Zahlungsmöglichkeiten aufs Briefpapier! (Hand aufs Herz: Wann habt Ihr denn diesen Teil des Briefpapiers das letzte Mal auf einen aktuellen Stand gebracht oder versucht es einmal aus Kundensicht zu betrachten!? Geht einmal als "Kunde" an eine Eurer Rechnungen oder an die Kasse heran und legt die "Brille"  des Betriebs ab - Ihr wärt sicher überrascht :))

 

PayPal richtig (!) nutzen

PayPal hat sich mittlerweile zu einem der wichtigsten Zahlungsdienstleister im Netz aufgeschwungen - ein Bereich, in dem viele Banken leider verschlafen haben und erst langsam nachziehen. Daher lohnt es sich, bei PayPal genauer hinzuschauen:

  • Tipp 2: Legen Euch auf jeden Fall ein PayPal Konto an (vermutlich habt Ihr schon eines). Das Konto hat keine Grundgebühr - nur Transaktionen kosten bei Geschäftskunden einen kleinen Prozentsatz an Provision. Installiert auch die passende App dazu!
  • Tipp 3: Achtet darauf, dass PayPal auch im Webshop nutzbar ist - denkt daran, dass sich hier auch immer einmal etwas ändern kann und PayPal regelmäßig neue Dienste anbietet. So kann der Kunde einfach via. Lastschrift, Kreditkarte oder PayPal Guthaben zahlen. In Weinbau-online.de geht das Hinterlegen der Zahlungsarten sehr einfach im eigenen Webshop.

PayPal bietet aber auch noch mehr Möglichkeiten. Durch den Service PayPal.me habt Ihr weitere Werkzeuge zu Hand, um Kunden die Zahlung einfacher zu machen. Dabei registriert Ihr Euch für einen einfachen Link (Bsp: paypal.me/weinbauonline/25.50) und könnt diesen an Eure Kunden weiter geben. Der Kunde kann dann direkt via Smartphone oder Web-Browser bezahlen:

  • Tipp 4: Gebt Euren PayPal.me Link auf Rechnungen gleich bei der Bankverbindung an. Gerade jüngere Kunden können so direkt via der PayPal-App bezahlen. Am besten gleich auf das Briefpapier mit drucken. Das geht deutlich (!) schneller, als eine IBAN abzutippen!
  • Tipp 5: Generiert auf der Startseite in Weinbau-online.de einen QR-Code aus diesem PayPal Link und hinterlegt diesen gleich auf dem Briefpapier neben dem Link in Text-Form. So geht der Übertrag noch schneller.
  • Tipp 6: Hinterlegt den PayPal.me Link auch in den E-Mail Vorlagen, die als Zahlungsaufforderung oder zum Rechnungsversand genutzt werden. So ist es nur noch ein einziger Klick für den Kunden, um zur Zahlung zu gelangen.
  • Tipp 7: Wenn Ihr den Link in den Dokumenteinstellungen bei Weinbau-online.de nutzt, können gleich auch die Autofelder für den Auftragswert eintragen werden: In PDF-Dateien sind Links idR. klickbar und für den Kunden ist es noch einfacher zu zahlen!
  • Tipp 8: Hinterlegt den QR-Code samt Link am Verkaufs- bzw. Kassenpunkt im Weingut gut sichtbar. So können Kunden gleich darüber vor Ort zahlen und Ihr seht in Eurer PayPal-App direkt den Zahlungseingang.

Das bringt uns gleich zum nächsten Punkt:

 

Zahlungsabwicklungen an der Kasse und bei der Weintour

Viele Weingüter machen es Ihren Kunden an der Kasse schwer - oder auch zu einfach, je nachdem wie man unsere "Vorüberlegungen" betrachtet. Eigentlich möchtet Ihr sofort Geld und der Kunde will schnell bezahlen. Mit PayPal z.B. hat der Kunde gleich die Möglichkeit das sogar via App oder .me Link zu tun. Allerdings ist die Wahl der richtigen Kartenterminals auch entscheidend, um den Kunden so einfach wie Möglich die Zahlung via EC- oder Kreditkarte zu ermöglichen. Hier gibt es mehrere Anbieter und wir hören von unseren Kunden immer wieder Gutes von IZettle oder SumUp.

  • Tipp 9: Besorgt Euch ein (mittlerweile sehr günstiges) Kartenterminal eines Anbieters wie z.B. SumUp und platziert dieses gut sichbar an der Kasse. Dieser Anbieter verlangt keine Grundgebühr, ist günstig in der Einrichtung und nimmt zwischen 1-3% Provision je nach genutztem Kartentyp.
  • Tipp 10: Legt Euch ein zweites Karten-Terminal für Eure Weintour zu: Damit spart man sich das Hantieren mit Bargeld und der Kunde kann direkt an der Tür mit Karte zahlen!

 

Weitere Zahlungsdienstleister

Gerade in Sachen Webshops hat sich in den letzten Jahren viel getan. Ein Service, den man auf jeden Fall hier noch kennen sollte ist die "Sofortüberweisung". Bei diesem Vorgang meldet sich der Kunde bei seinem Bank-Konto an und bestätigt eine Transaktion mit einer TAN. Der Zahlungsdienstleister überwacht diesen Vorgang und bestätigt die geleistete Zahlung.

  • Tipp 11: Wenn Ihr viel über Euren Webshop absetzt, nutzt auf jeden Fall auch den Service "Sofortüberweisung". Damit habt Ihr eine Überweisung (gut für Euch) und der Kunde braucht kein extra Konto bei einem Zahlungsanbieter. Der Nachteil ist hier allerdings, dass sowohl eine Grundgebühr als auch eine Provision anfallen. Diese Zahlungsart ist auch mit dem Weinbau-online.de Webshop möglich.

Die deutschen Banken ziehen auch langsam nach, was das digitale Zahlen angeht. Mit dem GiroPay Service könnt Ihr eine weitere Zahlungsart anbieten (noch nicht von allen Shops und Banken unterstützt) und sogar die Rechnung offline erweitern.

  • Tipp 12: Falls Eure Bank das anbietet, lasst Euch für GiroPay freischalten und verweist auch im Shop auf diese Zahlungsart.
  • Tipp 13: Auch GiroPay ermöglich es, einen QR-Code mit Euren Bankdaten auf einer Rechnung zu hinterlegen. Dazu benötigt der Kunde aber die passende App - wenn Ihr hier viel regional im Raum der Endkundenbanken unterwegs seid, kann sich das aber lohnen!

 

"Erzieht" Eure Kunden

Wenn Ihr möchtet, dass mehr elektronisch gezahlt wird und die Ausfälle geringer werden, animiert die Kunden doch dazu mehr auf diese Dienste zurück zu greifen:

  • Tipp 14: Ganz einfach und günstig ist es, wenn Ihr Eure Kunden einfach aktiv danach fragt. Begründet das damit, dass es für Euch einfacher ist oder weist den Kunden (wie oben angegeben) darauf hin.
  • Tipp 15: Gewährt einen kleinen Skonto / Rabatt oder ein kleines Präsent (über einen gewissen Zeitraum zum Beginn) für elektronische Zahlungen.

Damit minimiert man das Bargeld im Betrieb, schafft eine bessere Zahlungsmoral und macht es den Kunden dabei so einfach wie möglich.

 

Nutzt Automatisierung

Viele Banken bieten Exportfunktionen an. Diese können in moderne Verwaltungs - und Finanzbuchhaltungsprogramme importiert werden. Wenn dort auch die passenden Rechnungsinformationen vorhanden sind, ist die Zahlungseingangskontrolle schnell erledigt.