16 einfache Tipps für Zahlungsabwicklungen

Zahlungsabwicklungen und Rechnungen sind ein vielschichtiges Thema, denn hier geht es im wahrsten Sinne des Wortes "ums Geld". Dass Ihre Kunden schnell und einfach bezahlen können, ist daher im Interesse eines jeden Weingutes. Daher haben wir Ihnen in diesem Artikel viele kleine Tipps aus unserem Tagesgeschäft zusammen gestellt - denn wir sind immer wieder überrascht, dass viele Kunden diese Möglichkeiten der einfachen und unkomplizierten Zahlungsabwicklung nicht kennen. Besonders, was Sie mit Ihren Rechnungen prinzipiell machen könnten, aber sicher noch nicht tun ist extrem spannend. Mehr dazu im Text:

 

Vorüberlegungen zum Thema "Bargeld"

Ginge es nach dem Bestreben vieler Vertreter von Banken, Behörden usw. würde das Bargeld wohl abgeschafft werden. Das kann man natürlich so oder so sehen und hat sicher auch Schattenseiten - aber: Bargeld hat auch für Sie viele Nachteile und sollte wenn möglich auch in Ihrem Interesse im Betrieb gemieden werden:

  • Hoher Dokumentations- und Kontrollaufwand (Zählen, Fehlstände etc.)
  • Hoher Verwaltungsaufwand (Einzahlungen bei Banken, Aufbewahrung, Entnahme Wechselgeld usw.)
  • Starke Verleitung zu Barentahmen (Schwierige Buchung in Sachen Steuer und Buchhaltung)
  • Höhere Gefahr von Zahlungsausfällen, falls gerade kein Bargeld zu Hand und die Rechnung später beglichen werden soll
  • Hoher Stress bei Kassenprüfungen und beim Nachweis der gesetzlich konformen Führung

Aus den obigen Punkten folgt: Bargeld kostet idR. mehr Geld als die Provisionen gängiger Zahlungsdienstleister!

Für den Kunden hat es aber nach wie vor einen extremen Vorteil: Es ist einfach und schnell! Es müssen keine Pin-Nummern eingegeben werden und kein Terminal wartet auf eine Verbindung zur Bank. Unser Ziel sollte es also sein beide Perspektiven zu verbinden und es dem Kunden so einfach wie möglich zu machen, Alternativen zu nutzen. Und Ihr Kunde muss natürlich immer wissen, was er überhaupt tun kann! Daraus folgt:

  • Tipp 1: Informieren Sie Ihre Kunden immer gut darüber wie sie zahlen können: Machen Sie an der Kasse ein Schild, weisen Sie bei Ihrem Webshop darauf hin und bringen Sie alle Zahlungsmöglichkeiten auf Ihr Briefpapier! (Hand aufs Herz: Wann haben Sie das denn das letzte Mal auf einen aktuellen Stand gebracht in diesem Punkt oder versucht sich hier einmal in die Schuhe Ihrer Kunden zu stellen!? Gehen Sie einmal als "Kunde" an eine Ihrer Rechnungen oder an Ihre Kasse und legen Sie die "Brille" Ihres Betriebs ab - sie wären sicher überrascht :)

 

PayPal richtig (!) nutzen

PayPal hat sich mittlerweile zu einem der wichtigsten Zahlungsdienstleister im Netz aufgeschwungen - ein Bereich, in dem viele Banken leider verschlafen haben und erst langsam nachziehen. Daher lohnt es sich, bei PayPal genauer hinzuschauen:

  • Tipp 2: Legen Sie sich auf jeden Fall ein PayPal Konto an (vermutlich haben Sie schon eines). Das Konto hat keine Grundgebühr - nur Transaktionen kosten bei Geschäftskunden einen kleinen Prozentsatz an Provision. Installieren Sie auch die passende App dazu!
  • Tipp 3: Achten Sie darauf, dass Sie PayPal auch in Ihrem Webshop nutzen - denken Sie daran, dass sich hier auch immer einmal etwas ändern kann und PayPal regelmäßig neue Dienste anbietet. So kann der Kunde einfach via. Lastschrift, Kreditkarte oder PayPal Guthaben zahlen. In Weinbau-online.de geht das Hinterlegen der Zahlungsarten sehr einfach im eigenen Webshop.

PayPal bietet aber auch noch mehr Möglichkeiten. Durch den Service PayPal.me haben Sie weitere Werkzeuge, um Ihren Kunden die Zahlung einfacher zu machen. Dabei registrieren Sie sich für einen einfachen Link (Bsp: paypal.me/weinbauonline/25.50) und können diesen an Ihre Kunden weiter geben. Der Kunde kann dann direkt via Smartphone oder Web-Browser bezahlen:

  • Tipp 4: Geben Sie Ihren PayPal.me Link auf Ihren Rechnungen gleich bei der Bankverbindung an. Gerade jüngere Kunden können so direkt via der PayPal-App bezahlen. Am besten gleich auf das Briefpapier mit drucken. Das geht deutlich (!) schneller, als eine IBAN abzutippen!
  • Tipp 5: Machen Sie sich auf der Startseite in Weinbau-online.de einen QR-Code aus Ihrem PayPal Link und hinterlegen Sie diesen gleich auf dem Briefpapier neben dem Link in Text-Form. So geht der Übertrag noch schneller.
  • Tipp 6: Hinterlegen Sie den PayPal.me Link auch in den E-Mail Vorlagen, die Sie als Zahlungsaufforderung oder zum Rechnungsversand nutzen. So ist es nur noch ein einziger Klick für den Kunden um zur Zahlung zu gelangen.
  • Tipp 7: Wenn Sie den Link in den Dokumenteinstellungen bei Weinbau-online.de nutzen, können Sie gleich auch die Autofelder für den Auftragswert eintragen: In PDF-Dateien sind Links idR. klickbar und für den Kunden ist es noch einfacher zu zahlen!
  • Tipp 8: Hinterlegen Sie den QR-Code samt Link an Ihrem Verkaufs- bzw. Kassenpunkt im Weingut gut sichtbar. So können Kunden gleich darüber vor Ort zahlen und Sie sehen auf Ihrer PayPal-App direkt den Zahlungseingang.

Das bringt uns gleich zum nächsten Punkt:

 

Zahlungsabwicklungen an Kasse und Weintour

Viele Weingüter machen es Ihren Kunden an der Kasse schwer - oder auch zu einfach, je nachem wie man unsere "Vorüberlegungen" betrachtet. Eigentlich möchten Sie sofort Geld und der Kunde will schnell bezahlen. Mit PayPal z.B. hat der Kunde gleich die Möglichkeit das sogar via App oder .me Link zu tun. Allerdings ist die Wahl der richtigen Kartenterminals auch entscheidend, um den Kunden so einfach wie Möglich die Zahlung via EC- oder Kreditkarte zu ermöglichen. Hier gibt es mehrere Anbieter und wir hören von unseren Kunden immer wieder Gutes von IZettle oder SumUp.

  • Tipp 9: Besorgen Sie sich ein (mittlerweile sehr günstiges) Kartenterminal eines Anbieters wie z.B. SumUp und platzieren Sie das gut sichbar an der Kasse. Dieser Anbieter verlangt keine Grundgebühr, ist günstig in der Einrichtung und nimmt zwischen 1-3% Provision je nach genutztem Kartentyp.
  • Tipp 10: Legen Sie sich ein zweites Karten-Terminal für Ihre Weintour zu: Damit sparen Sie sich das Hantieren mit Bargeld und der Kunde kann direkt an der Tür mit Karte zahlen!

 

Weitere Zahlungsdienstleister

Gerade in Sachen Webshops hat sich in den letzten Jahren viel getan. Ein Service, den man auf jeden Fall hier noch kennen sollte ist die "Sofortüberweisung". Bei diesem Vorgang meldet sich der Kunde bei seinem Bank-Konto an und bestätigt eine Transaktion mit einer TAN. Der Zahlungsdienstleister überwacht diesen Vorgang und bestätigt die geleistete Zahlung.

  • Tipp 11: Wenn Sie viel über Ihren Webshop absetzen, nutzen Sie auf jeden Fall auch den Service "Sofortüberweisung". Damit haben Sie eine Überweisung (gut für Sie) und der Kunde braucht kein extra Konto bei einem Zahlungsanbieter. Der Nachteil ist hier allerdings, dass hier sowohl eine Grundgebühr als auch eine Provision anfällt. Diese Zahlungsart ist auch mit dem Weinbau-online.de Webshop möglich.

Die deutschen Banken ziehen auch langsam nach, was das digitale Zahlen angeht. Mit dem GiroPay Service können Sie eine weitere Zahlungsart anbieten (noch nicht von allen Shops und Banken unterstützt) und sogar Ihre Rechnung offline erweitern.

  • Tipp 12: Falls Ihre Bank das anbietet, lassen Sie sich für GiroPay freischalten und verweisen Sie auch in Ihren Shops auf diese Zahlungsart.
  • Tipp 13: Auch GiroPay ermöglich Ihnen einen QR-Code mit Ihren Bankdaten auf einer Rechnung zu hinterlegen. Dazu benötigt der Kunde aber die passende App - wenn Sie hier viel regional im Raum der Endkundenbanken unterwegs sind, kann sich das aber lohnen!

 

"Erziehen" Sie Ihre Kunden

Wenn Sie möchten, dass mehr elektronisch gezahlt wird und Ihre Ausfälle geringer werden, animieren Sie Ihre Kunden doch dazu mehr auf diese Dienste zurück zu greifen:

  • Tipp 14: Ganz einfach und günstig ist, wenn Sie Ihre Kunden einfach aktiv danach fragen. Begründen Sie das damit, dass es für Sie einfacher ist oder weisen Sie den Kunden (wie oben angegeben) darauf hin.
  • Tipp 15: Geben Sie ein kleines Skonto / Rabatt oder ein kleines Präsent (über einen gewissen Zeitraum zum Beginn) für elektronische Zahlungen.

Damit minimieren Sie das Bargeld in Ihrem Betrieb, schaffen eine bessere Zahlungsmoral und machen es Ihren Kunden dabei so einfach wie möglich.

 

Nutzen Sie Automatisierung

Viele Banken bieten Exportfunktionen an. Diese können in moderne Verwaltungs - und Finanzbuchhaltungsprogramme importiert werden. Wenn dort auch die passenden Rechnungsinformationen vorhanden sind, haben Sie die Zahlungseingangskontrolle schnell erledigt.